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A Medida Provisória nº 2.200-2 (“MP 2.200-2”), de 24 de agosto de 2001, instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (“ICP-Brasil”), de modo a garantir a autenticidade, integridade e a validade jurídica dos documentos celebrados em forma eletrônica. É referida normativa que fundamenta a possibilidade da utilização de assinaturas eletrônicas no país.

De forma simplificada, a medida prevê a existência de Autoridades Registradoras e Autoridades Certificadoras no âmbito do ICP-Brasil. Dessa forma, enquanto as Autoridades Registradoras são responsáveis pela identificação e o registro dos usuários, nos termos do art. 7º da MP 2.200-2, as Autoridades Certificadoras são aquelas que efetivamente emitem os certificados digitais, nos moldes do art. 6º da referida Medida Provisória. Ressalta-se que o art. 7º foi recentemente alterado para possibilitar a identificação do usuário por outras formas que não a presencial.

Essa, entretanto, não é a única via possível. A MP 2.200-2 também reconhece a possibilidade de utilização de outros meios de assinatura eletrônica, que não através da certificação emitida pelo ICP-Brasil. Para isso, entretanto, a ferramenta deve ser capaz de (i) comprovar a autoria e a integridade dos documentos em forma eletrônica, e (ii) ter sido acordada entre as partes envolvidas. É o caso, por exemplo, de diversas plataformas privadas que têm oferecido serviços de assinatura eletrônica com a opção de se adotar o padrão ICP-Brasil ou outras formas de validação.

Ressalta-se, entretanto, que, embora ambas as formas sejam válidas, o documento assinado por meio do ICP-Brasil goza de presunção de veracidade em relação aos seus signatários.

Uma outra prática comum é a de transformar a assinatura feita no papel físico em um arquivo digital compatível com os documentos eletrônicos, de modo a ser possível inserir a imagem nos arquivos pretendidos.

Apesar da aparente facilidade, a conduta envolve riscos, e deve ser analisada com cuidado. Isso, porque, o procedimento utilizado pode não ser capaz de garantir a autoria e a integridade dos documentos envolvidos, comprometendo assim a confiabilidade.

Apesar disso, ressalta-se que nada impede que, na eventualidade de discussão do tema em esfera judicial, a questão seja instruída com outros elementos capazes de comprovar a relação e as condições acordadas entre as partes, nos moldes do artigo 369 do Código de Processo Civil. No mais, o próprio documento eletrônico detém valor probante, conforme estabelece o artigo 225 do Código Civil e o enunciado 297 do Conselho da Justiça Federal que determina que “O documento eletrônico tem valor probante, desde que seja apto a conservar a integridade de seu conteúdo e idôneo a apontar sua autoria, independentemente da tecnologia empregada”.

Além disso, as assinaturas eletrônicas também podem ser utilizadas no âmbito das relações com os entes públicos. A Lei 13.874, de 20 de setembro de 2019 (“Lei da Liberdade Econômica”), em um primeiro momento, alterou a legislação para possibilitar tanto a escrituração de registros públicos quanto a constituição, alteração, dissolução e extinção de pessoas jurídicas pelo meio eletrônico.

Posteriormente, o uso das assinaturas no âmbito dos entes públicos também foi regulado pela Lei 14.063 de 23 de setembro de 2020. Referida norma classifica as assinaturas eletrônicas entre qualificadas – sendo aquelas certificadas pelo ICP-Brasil –, avançadas – aquelas capazes de garantir a autoria e a integridade dos documentos – e, por fim, as assinaturas simples, capazes de identificar o signatário.

Segundo a normativa, alguns atos exigem necessariamente o uso de assinaturas certificadas pelo ICP-Brasil, como é o caso dos atos de transferência e registro de bens imóveis. Outras situações, entretanto, como o registro de atos em Juntas Comerciais, poderão admitir assinaturas qualificadas ou até, em interações de menor impacto, a assinatura simples. Entretanto, as exigências podem variar de acordo com o ente público, cabendo a cada um deles especificar quais são “os requisitos e os mecanismos estabelecidos internamente para o reconhecimento de assinatura eletrônica avançada”.

Dessa forma, de modo geral, podemos dizer que o uso da assinatura eletrônica no âmbito das relações privadas depende basicamente do acordo entre as partes e da capacidade da ferramenta de garantir a autoria e a integridade do documento. Assim, embora a certificação do ICP-Brasil seja a de maior confiabilidade, não é essa a única modalidade aceita e válida.

A Digitalização de Documentos Físicos

Outra dúvida que pode surgir dentro do tema diz respeito à possibilidade de digitalização de documentos físicos e sua validade.

A Lei da Liberdade Econômica também trouxe algumas disposições a respeito da digitalização de documentos físicos, autorizando o armazenamento eletrônico de documentos públicos e privados, como também estabelecendo o direito de toda pessoa, natural ou jurídica, de arquivar qualquer documento por meio digital, conforme técnicas e requisitos estabelecidos em regulamento.

Referido processo é regulado pelo Decreto 10.278 de março de 2020 que, em termos gerais, estabelece que os procedimentos e as tecnologias utilizadas para atingir tal finalidade devem garantir, principalmente, a integridade, a confiabilidade, a legibilidade e a qualidade do documento, além da rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados.

Nas situações nas quais as entidades públicas estão envolvidas, para que o documento digitalizado se equipare ao físico, a digitalização deve contar com a certificação do ICP-Brasil. Em relações entre particulares, entretanto, poderá ser utilizado qualquer meio de comprovação da autoria e da integridade dos documentos, desde que acordado entre as partes. Inexistente a previsão, serão aplicadas as mesmas regras referentes aos entes públicos.